Mijn manager wil de WhatsApp-logs van mijn zakelijke gesprekken, moet ik dat doen?

12/05
Een lezer vroeg me:
Op mijn werk (ICT servicebedrijf) gebruiken we WhatsApp om met collega’s te overleggen, en ook wel om met klanten dingen te bespreken. Denk aan foto’s van problemen, overleg over werk bij de klant, afstemmen datums, dat soort dingen. Nu heeft onze manager bedacht dat we de logs van deze gesprekken centraal moeten bewaren “om te bewijzen wat er afgesproken is” en of we dus WhatsApp logging willen instellen op de bedrijfsclouddienst. Is dat legaal?
Mijn eerste vraag zou zijn: gaat het hier om WhatsApp op de eigen (privé) telefoon, of op het gebruik van deze chatdienst op een zakelijke telefoon? Dat maakt nogal uit, omdat de kern van het probleem hem zit in de scheiding tussen werkgesprekken en privéchats.

Ik zie op het eerste gezicht weinig bezwaren tegen het loggen van zakelijke gesprekken met klanten (of overleg tussen collega’s) zodat het later teruggelezen kan worden. Het kan geschillen voorkomen, of ze in ieder geval makkelijker uit te praten maken. Afspraken staan meteen genoteerd en ga zo maar door.

Natuurlijk heb je ook privacy op het werk, maar uitgaande van een werkrelatie met de klant (en met collega’s) lijkt me dat hier geen belang dat zwaar onder druk komt te staan bij zo’n logging. Wel moeten er natuurlijk goede afspraken zijn over wie bij de logs kan en wanneer. Het maakt nogal uit of de collega dat doet als de klant klaagt dat er iets niet conform afspraak is gedaan, of dat de lijnmanager dat samen met HR doet als er een arbeidsconflict gevonden moet worden om van de vraagsteller af te komen.

Om dat goed te regelen, heb je een privacyreglement nodig, of een ICT-reglement. En bij organisaties met een OR moet die het vooraf goedkeuren. Bij een kleinere organisatie is duidelijkheid geven over wat je logt en waarom de sleutel.

Dit gaat allemaal uit van zakelijke telefoons waarbij je WhatsApp moest installeren als deel van het werk. De kans is groot dat we hier te maken hebben met de situatie waarin mensen op hun eigen telefoon chatten met klanten of collega’s, en dat dáár de manager ineens logs van wil hebben.

Die vind ik spannender, met name omdat je bij WhatsApp logs aan of uit kunt zetten maar niet per gesprekspartner instelbaar. Dan zouden dus álle logs, ook die met je partner of met de tandarts, centraal opgeslagen worden. En dat is natuurlijk een onoplosbaar probleem.

Arnoud

Het bericht Mijn manager wil de WhatsApp-logs van mijn zakelijke gesprekken, moet ik dat doen? verscheen eerst op Ius Mentis.

Datum: donderdag 12 mei 2022, 08:15
Bron: Iusmentis Blog
Categorie: Internet en ICT

Gerelateerde berichten:

Reacties:

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.


Website by Web Chemistry