Hoe krijgen wij de kerstpakketten AVG compliant bij onze relaties?

07/12
Een lezer vroeg me:
Zoals veel bedrijven sturen wij relaties (zoals inkopers, IT-leveranciers etc) elk jaar een kerstpakket. Normaal zou ik dat naar hun kantooradres sturen, maar gezien de Coronasituatie zal het dan lang op een leeg bureau staan en dat vind ik zonde. Natuurlijk heb ik van veel mensen geen privéadres, is dat iets dat hun HR-afdeling of secretaresse mag geven? Wat zegt de AVG over deze situatie?
Een relatiegeschenk thuis willen bezorgen is een leuk idee, maar ik hoop dat we het erover eens zijn dat het niet handig is dat je zakenpartners iemands privéadres geeft omdat die daar `een verrassing’ wil bezorgen. Ook al kennen mensen elkaar zakelijk al jaren, dat gaat toch een stapje te ver.

Een simpele oplossing is vragen, aangenomen dat dat zonder zelfs maar indirecte druk gaat “Kees, mag Wim je privéadres? Hij is een toprelatie, vergeet dat niet” is geen legale toestemmingsvraag. Maar de verrassing gaat er wel een beetje af natuurlijk, dus als dat een factor is dan werkt dit niet.

Vooraf vragen, begin november dan wellicht? “Als relaties het vragen, mogen ze dan je privéadres voor een kerstpakket?” Het kan, maar ik twijfel of dit duidelijk genoeg is: welke relaties dan, en wie bepaalt hoe echt het verzoek is? Die ene leverancier die altijd nét iets te dichtbij kwam zitten, wel goed voor de opdrachten en elk jaar een iets te groot kerstpakket, hoe weten collega’s van HR dat deze echt mijn privéadres niet hoeft?

Toch naar kantoor sturen, waarna HR of Office deze centraal doorstuurt? Dat is nogal wat onhandig werk voor die mensen (in de toch al drukke feestdagenperiode) en niet iedereen stuurt z’n pakket tegelijk. Maar het kan. Ik heb kleine twijfels bij de doelbinding (het adres uit je personeelsdossier zit daar omdat dat wettelijk moet, niet voor kerstpakketten) maar wellicht dat je in deze situatie wél kunt zeggen “mag HR je kerstpakketten opsturen of haal je ze liever in januari zelf op”.

Een tussenoptie die ik wel voorbij zag komen, is dat de relatie met HR afspreekt welk pakket moet worden gekocht, en HR dit bestelt met als afleveradres de werknemer. Dan komen de pakketten wanneer ze komen, zit de privacy volgens mij goed. Alleen is dit wel nogal wat gedoe voor HR. Dus ik weet het niet, moet ik zeggen. Alle opties lijken wat onhandig.

Arnoud

Het bericht Hoe krijgen wij de kerstpakketten AVG compliant bij onze relaties? verscheen eerst op Ius Mentis.

Datum: dinsdag 7 december 2021, 08:13
Bron: Iusmentis Blog
Categorie: Internet en ICT

Gerelateerde berichten:

Reacties:

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.


Website by Web Chemistry