Bewaren van persoonsgegevens: het mag niet maar het moet wel!

04/11
2013
Een lezer vroeg me:

Volgens de Wet bescherming persoonsgegevens moet ik persoonlijke gegevens wissen zodra ik ze niet meer nodig heb. Echter, van andere wetten moet ik die gegevens dan nog bewaren (bv. financiële gegevens voor de Belastingdienst). Tevens heb ik natuurlijk backups, en die opschonen op zulke individuele bestanden is een ramp. Hoe moet ik daarmee omgaan?

De Wet bescherming persoonsgegevens bepaalt (art. 10 Wbp) dat persoonsgegevens moeten gewist of geanonimiseerd als het hebben van deze gegevens niet langer

noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

Als je bijvoorbeeld klantgegevens verzamelt om als webwinkel een aankoop aan te nemen, dan zijn deze gegevens niet meer noodzakelijk voor het doel “leveren bestelling” zodra het product bij de klant over de drempel is. Eigenlijk moeten ze dus meteen daarna worden gewist.

Maar persoonsgegevens hangen vaak samen met meerdere doelen. Na levering van een product geldt bijvoorbeeld nog een retourperiode van zeven werkdagen, en de klant kan nog geruime tijd later terugkomen met een conformiteitsclaim. Om die af te handelen, zijn ook zijn gegevens nodig. En omdat er dan nog een doel is voor de persoonsgegevens, mag je ze alsnog bewaren.

De Belastingdienst eist dat je je financiële administratie zeven jaar bewaart (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Dat is een doel dat ook samenhangt met de afhandeling van de aankoop, want de factuur is deel van je administratie. Die moet je dus bewaren en die mág je dan ook bewaren.

In de praktijk moet je dus eigenlijk per document bepalen “waarom staan hier nog persoonsgegevens in” en dan eventueel besluiten te anonimiseren of weg te gooien. Je kunt bv. de factuur bewaren maar het klantrecord uit je bestellingen-database wissen.

Bij een backup is dit een lastige. Het is inderdaad een hele berg werk om in een backup van een jaar terug dat ene bestandje met bestelling van klant 481 te wissen. De Wbp zegt echter nergens “wissen hoeft niet als dat veel werk is”. En vanuit privacyoogpunt is “dan moet je je backupstrategie maar anders inrichten” een goed verdedigbaar standpunt.

Maar een lastige blijft het. Weten jullie een backupstrategie die zo privacyvriendelijk mogelijk is? Ik kom niet verder dan “maak geen incrementele backups want dan zit je met een hele oude full backup met data die krachtens Wbp weg moet”.

Arnoud

Kent u onze boekenserie Deskundig en praktisch juridisch advies al? Webwinkels, hosting, software, security en meer!

Datum: maandag 4 november 2013, 08:19
Bron: Iusmentis Blog
Categorie: Internet en ICT

Gerelateerde berichten:

Reacties:

Er zijn nog geen reacties op dit bericht.


Website by Web Chemistry